Tik tak kello käy - Oman ajankäytön vaikutus tavoitteisiin

Tavoitteiden asettaminen on kenties keskeisin ja yleisemmin käytetty tapa ohjata toimintaa organisaatiossa. Nämä tiimin toimintaa lähimpänä olevat tavoitteet ovat juuri niitä, jotka suorimmin ohjaavat tiimin toimintaa. Juuri näiden tavoitteiden ymmärtäminen ja oikea tulkinta ovat avain asemassa strategian toteuttamisen kannalta. Näiden tavoitteiden tulkintaa ja ymmärtämiseen tulee siis esimiehen ehdottomasti vaikuttaa. (Virpi Hämäläinen ym. 2009) 

Organisaatiot, jotka asettavat selkeitä tavoitteita eri tasoilla saavuttavat etua niihin organisaatioihin nähden, jotka eivät näin tee. Tavoitteiden on nähty selkeyttävän toimintaa ja johtavan tehokkaampaan ajan ja resurssien käyttöön. Tavoitteiden asettaminen voi myös helpottaa ongelmien ja vaikeuksien tunnistamista, joita liittyy strategian toteuttamiseen. (Virpi Hämäläinen ym. 2009)

Tavoite kertoo sen, että mihin tähdätään. Toimenpiteet ovat niitä, joiden avulla sovittuihin tavoitteisiin päästään. Tässä muutamia esimerkkejä, joita voisi käyttää tavoitteiden pääsemiseen ja ajanhallintaan.

- To do -lista.
Tällä esimerkillä tarkoitan sellaista listaa, johon voisi kirjoittaa mitä työpäivän aika pitää tehdä. Näin pystyt hallitsemaan paremmin ajankäyttöä työpäivän aikana. Siinä voisi olla vaikka sähköposti, palaveri, puhelut ja sovitut tavoitteet, jotka pitää päivän aikana saada tehtyä.

- Yhdessä tiimin kanssa ideoidaan post it -lapuille, että miten päästään tavoitteisiin.
Kokoonnutaan yhdessä tiimin kesken ja mietitään keinoja päästä saatuihin tavoitteisiin. Keskustelussa on hyvä myös jakaa omat ideat sekä haasteet ja yhdessä muiden kanssa miettiä niihin ratkaisuja ja oppia toisten ideoista.

 - Tehdään sopimus tiimin kanssa, johon kirjataan kolme asiaa: tavoitteet, pelisäännöt ja toimenpiteet. Tulostetaan sen jälkeen tämä lista kaikkien nähtävillä, johonkin josta sen näkee päivittäin.

On hyvä ideoida yhdessä tiimin kanssa, että mitä ja miten pitäisi toimia, jotta päästään tavoitteisiin. Kuitenkin esimiehen on vielä vietävät asia loppuun ja seurattavat, että ideat on otettu käyttöön ja varmistaa, että niistä on todella hyötyä ajankäytön ja tavoitteiden kanssa. Muun muassa säännöllisin väliajoin käytävät arviointikeskustelut ovat hyvä seuranta menetelmä. 

Lähteet
Virpi Hämäläinen, Katriina Karkulehto, Jouni Sipponen & Kimmo Suominen. 2009. Esimies strategiavaikuttajaksi. WSOYpro Oy. Luettavissa: https://www.ellibslibrary.com/reader/9789510378816. Luettu 6.9.2020.